Hieronder zie je een tekening van een stappenplan dat leidt tot een gedragen meerjarenplan.

In de voorbereidende fase is het belangrijk stil te staan bij wie je wanneer wil betrekken in het proces. Klassiek denken we hier aan medewerkers, leidinggevenden en bestuur.

Wil je echter dat het meerjarenplan rijker en uitdagender is, is het zeker een goed idee om ook klanten/cliënten, vrijwilligers, collega’s uit andere organisaties en een aantal vreemde eenden die je organisatie niet kennen te betrekken. Hun inbreng tijdens de sprokkelfase voedt de creativiteit en hun feedback tijdens de toetsingsfase zorgt ervoor dat we niets over het hoofd zien.

Tijdens de sprokkelmomenten gaan gemengde groepen samen aan de slag via een open space methodiek om ideeën te verzamelen.

Een goestinggroep – een groep mensen die zin hebben om mee te schrijven aan het plan – verwerkt het materiaal van de sprokkelmomenten tot een eerste versie van het nieuwe plan.

Deze wordt bij Jan en alleman afgetoetst met een aantal begeleidende vragen:

• Wat vind je straf in het plan?
• Welke suggesties doe je om het nog straffer te maken?

Daarna wordt het plan afgewerkt en formeel goedgekeurd door het bestuur.

Met een startfeest geven we de aftrap van het nieuwe beleidsplan. Op die manier worden medewerkers en teams uitgenodigd echt aan de slag te gaan.

Enkele succesfactoren:

1. Betrek zoveel mogelijk mensen om rijkere discussies en essentiële feedback te krijgen.
2. Zorg ervoor dat er zowel van binnen als van buiten de organisatie input komt. Op deze manier is het plan ook echt geworteld in wat leeft.
3. Het “eindigen” met een startfeest geeft de duidelijke boodschap dat het echte werk maar begint wanneer het plan klaar is.
4. Laat voldoende ruimte in het plan voor zaken die je nu nog niet kan plannen. In de snel veranderende wereld weet je dat er nog nieuwe input zal komen die tot nieuwe doelen zullen leiden.
5. Ga vooral aan de slag met het plan. Het is pas door het te gaan vertalen naar de dagelijkse werking dat het tot leven komt.
6. Een goed plan is een plan dat regelmatig geëvalueerd en bijgestuurd wordt.